Instant Messaging: Für Firmen nicht ohne Tücken

Anbieter von Unified Communications beziehen Instant Messaging inzwischen nahezu selbstverständlich in ihre Angebote ein. Das gilt für Cisco beim Ausbau seiner WebEx-Plattform ebenso wie für die nächste Version des Office Communications Server von Microsoft.

Auch Research in Motion startete kürzlich eine Zusammenarbeit mit AOL, durch die neben AOL Mail auch die Instant-Messaging-Tools AIM und ICQ auf Blackberry-Geräte gebracht werden soll – augenblicklich nur in den USA, bald aber auch in anderen Ländern. Und Skype erfreut sich in Unternehmen nicht nur großer Beliebtheit, sondern fördert diese Entwickung noch durch intensive Bemühungen um kleine Firmen.

Instant Messaging ist also nicht nur als Loyalitätstool für Viva und MTV wichtig, sondern hält auch im Geschäftsalltag Einzug – wenn es nicht schon längst dort angekommen ist. Dort gelten aber – im wahrsten Sinne des Wortes – andere Gesetze. Firmen sollten sich daher vor der Nutzung des Kommunikationsmittels überlegen, wie sie mit den Folgen umgehen. Gemäß der einschlägigen betriebswirtschaftlichen Vorgaben und Richtlinien, etwa dem HGB, den GoBS und der GDPdU müssen Unternehmen geschäftsrelevante, elektronische Nachrichten zwingend in elektronischer Form rechtskonform aufbewahren.

„Seit 1. Januar 2007 ist gesetzlich klargestellt, dass dazu auch unverkörpert auf dem Bildschirm ankommende Nachrichten wie E-Mail oder BTX gehören, wenn sie vom Empfänger ausgedruckt werden können“, sagt Rechtsanwalt Stefan Schicker von der Kanzlei Schwarz Kelwing Wicke Westpfahl. Es reiche aus, wenn sich die Mitteilung an einen konkreten Empfänger im Unternehmen richte. Die äußere Form sei irrelevant.